Aanmaning versturen: stappenplan voor een vordering die standhoudt
Gepubliceerd op · 6 min leestijd
Moet u deze brief versturen? Verstuur hem online aangetekend, zonder verplaatsing en zonder digitaal certificaat.
Een factuur die maar niet betaald wordt, een lening aan een kennis die niet terugkomt, een waarborgsom die de verhuurder zonder reden vasthoudt: voordat u aan advocaten en rechtszaken denkt, is de eerste effectieve stap in Nederland de schriftelijke aanmaning per aangetekende brief. Snel geregeld, lage kosten en concrete juridische gevolgen vanaf het moment dat de brief de schuldenaar bereikt.
De aangetekende brief geeft u een gedateerd verzendbewijs en, na bezorging, een ontvangstbevestiging met handtekening. Met dat bewijs toont u aan dat u heeft aangemaand, brengt u de schuldenaar in verzuim en legt u de basis voor een eventuele procedure bij de kantonrechter. In de praktijk wordt een groot deel van de vorderingen na een formele aanmaning alsnog betaald: de schuldenaar begrijpt dat de volgende brief van een deurwaarder komt.
Deze gids legt uit wanneer u aanmaant, wat er precies in de aanmaning moet staan, welke juridische effecten de brief heeft en welke opties u heeft als de schuldenaar blijft zwijgen.
Waarom de aanmaning aangetekend versturen
In een incassogeschil draait de discussie later om de vraag of en wanneer u heeft aangemaand. Een telefoontje bewijst niets. Een e-mail wordt betwist: niet ontvangen, in de spam beland, door iemand anders gelezen. De aangetekende brief levert een gedateerd verzendbewijs en een ontvangstbevestiging op die u jaren later nog kunt overleggen.
Bovendien stelt de wet voor consumenten een verplichte laatste aanmaning: de veertiendagenbrief. Kunt u de ontvangst daarvan niet aantonen, dan kan de rechter de incassokosten afwijzen. Het bewijs van verzending en bezorging is dus geen formaliteit, maar een voorwaarde om uw kosten vergoed te krijgen.
Welke juridische effecten heeft de aanmaning
De aanmaning is geen vrijblijvende herinnering: het Burgerlijk Wetboek verbindt er duidelijke gevolgen aan.
- Zij brengt de schuldenaar in verzuim (art. 6:82 BW) : verzuim treedt in wanneer de schuldenaar na een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn niet nakomt. Pas vanaf het verzuim kunt u aanspraak maken op schadevergoeding en, in veel gevallen, de overeenkomst ontbinden.
- Zij laat de wettelijke rente lopen (art. 6:119 BW) : bij een geldvordering bent u vanaf het verzuim wettelijke rente verschuldigd over de hoofdsom. Tussen bedrijven geldt de hogere handelsrente van artikel 6:119a BW, die al vanaf het verstrijken van de betaaltermijn loopt.
- Zij stuit de verjaring (art. 3:317 BW) : een schriftelijke aanmaning of mededeling waarin u zich ondubbelzinnig uw recht op nakoming voorbehoudt, stuit de verjaring. De termijn begint opnieuw te lopen. Dat werkt alleen als u kunt bewijzen dat de mededeling de schuldenaar heeft bereikt: precies wat de ontvangstbevestiging aantoont.
- Zij bereidt de gerechtelijke fase voor : een gedocumenteerde aanmaning versterkt uw positie bij de kantonrechter en weegt mee bij de proceskostenveroordeling als de schuldenaar pas na dagvaarding betaalt.
Wat er in uw aanmaning moet staan
Een goede aanmaning is kort, precies en controleerbaar. Een rechter die de brief in twee minuten leest, moet begrijpen wie wat aan wie verschuldigd is en sinds wanneer.
- Identificatie van de partijen : uw volledige naam (of bedrijfsnaam) en die van de schuldenaar, met het adres waaraan u de aanmaning richt.
- Oorsprong van de vordering : het contract, de factuur of de afspraak waaruit de schuld voortvloeit, met nummers en data (factuurnummer, vervaldatum, omschrijving).
- Exact bedrag : de verschuldigde hoofdsom en, indien van toepassing, de opgebouwde rente, uitgesplitst.
- Duidelijke sommatie : de uitdrukkelijke eis tot betaling en het rekeningnummer waarop betaald moet worden.
- Concrete termijn : een redelijke en controleerbare termijn, bijvoorbeeld veertien dagen na ontvangst van de brief.
- Aankondiging van de gevolgen : de waarschuwing dat u na het verstrijken van de termijn rechtsmaatregelen treft, met rente en (incasso)kosten.
Aanmanen bij een consument of bij een bedrijf: het verschil
Is uw schuldenaar een consument, dan bent u wettelijk verplicht eerst een kosteloze laatste aanmaning te sturen met een betaaltermijn van veertien dagen en een exacte aanzegging van de incassokosten: de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW. Zonder correcte veertiendagenbrief wijst de rechter de incassokosten af, hoe terecht de vordering ook is.
Is uw schuldenaar een bedrijf, dan is de veertiendagenbrief niet verplicht en loopt de handelsrente automatisch vanaf het verstrijken van de betaaltermijn. Een formele aanmaning blijft ook dan verstandig: zij documenteert uw incassotraject en voorkomt de discussie of de factuur wel is ontvangen.
| Consument | Bedrijf | |
|---|---|---|
| Veertiendagenbrief verplicht | Ja (art. 6:96 lid 6 BW) | Nee |
| Rente | Wettelijke rente na verzuim | Handelsrente vanaf vervaldatum |
| Incassokosten | Wettelijke staffel, na veertiendagenbrief | Wettelijke staffel of contractueel beding |
| Bewijs van ontvangst nodig | Ja, termijn start bij bezorging | Aan te raden |
Wat als de schuldenaar niet betaalt
Blijft betaling na de aanmaning uit, dan heeft u drie routes. U kunt de vordering uit handen geven aan een incassobureau of deurwaarder, die het buitengerechtelijke traject overneemt. U kunt zelf naar de kantonrechter : voor vorderingen tot 25.000 euro is geen advocaat verplicht en de procedure begint met een dagvaarding. Of u kunt, bij een principieel geschil, eerst een ingebrekestelling sturen als de schuldenaar iets moet doen in plaats van betalen.
In alle gevallen vormt uw aangetekende aanmaning het fundament van het dossier: zij bewijst dat u de schuldenaar duidelijk, tijdig en controleerbaar in de gelegenheid heeft gesteld om te betalen.