Wat is een ontvangstbevestiging?

Wat de ontvangstbevestiging aantoont (en wat niet)

Wat zij aantoont

• Dat de zending op het opgegeven adres is aangekomen
• De exacte datum van de bezorging
• De vastlegging van de ontvangst door de ontvanger of door wie de zending heeft aangenomen
• Mislukt de bezorging: het gedocumenteerde resultaat van de pogingen

Wat zij niet aantoont

De ontvangstbevestiging bewijst niet de inhoud van de envelop. Beweert de ontvanger dat de brief iets anders bevatte dan u stelt, dan toont het bezorgbewijs alleen aan dat er een zending is aangekomen. Daarom archiveren wij bij elke zending ook de exacte kopie van het verstuurde document, naast het verzend- en bezorgbewijs: samen vormen zij een consistente bewijsketen. Formuleer uw brief bovendien zorgvuldig en verwijs in de tekst naar concrete referenties (factuurnummer, contractnummer): dat maakt achteraf betwisten moeilijker. Welke brief u wanneer kiest, leest u in aangetekende brief of gewone brief.

Ontvangstbevestiging, bezorgbewijs, handtekening retour: één begrip

In de praktijk lopen de termen door elkaar: ontvangstbevestiging, getekend bezorgbewijs, bewijs van ontvangst, handtekening retour. Zij duiden allemaal hetzelfde aan: het document dat naar de afzender terugkeert met de vastlegging van de bezorging.

Verwar het bezorgbewijs niet met het afhaalbericht: het papiertje dat in de brievenbus wordt achtergelaten wanneer niemand thuis is, met de uitnodiging om de zending af te halen. Dat bericht is gericht aan de ontvanger en bewijst voor u niets; de ontvangstbevestiging is daarentegen een document voor u, de afzender, en dat is het stuk met bewijswaarde. Het is evenmin hetzelfde als het verzendbewijs, dat alleen aantoont dat u de zending heeft aangeboden, niet dat zij is aangekomen.

De bewijskracht: waarom de ontvangst juridisch telt

Het Nederlandse recht hanteert voor verklaringen de ontvangsttheorie: volgens artikel 3:37 lid 3 BW werkt een tot een ander gerichte verklaring (een opzegging, een aanmaning, een ingebrekestelling) pas wanneer zij die ander heeft bereikt. Betwist de wederpartij dat uw brief is aangekomen, dan ligt de bewijslast bij u. De ontvangstbevestiging is precies het stuk dat die discussie beslecht: een objectieve vastlegging van de aankomst, met datum.

En mislukt de bezorging, dan is ook dat gedocumenteerde traject waardevol. Wie een correct geadresseerde brief weigert of bewust niet afhaalt, kan zich er in de rechtspraak in de regel niet op beroepen dat de verklaring hem niet heeft bereikt: het gedocumenteerde bezorgtraject toont aan dat u heeft gedaan wat van u verwacht mocht worden.

Waarom de ontvangstdatum zo belangrijk is

Veel wettelijke en contractuele termijnen beginnen te lopen op het moment dat de ontvanger uw brief ontvangt, niet op het moment dat u hem verstuurt. Denk aan de veertiendagentermijn van de aanmaning aan een consument (art. 6:96 lid 6 BW: de termijn loopt vanaf de dag na ontvangst), aan de redelijke termijn in een ingebrekestelling (art. 6:82 BW) of aan opzegtermijnen in contracten. De ontvangstbevestiging legt die begindatum objectief vast en bespaart u het klassieke "ik heb nooit iets ontvangen".

Ons advies is daarom eenvoudig: zodra uw brief een termijn in gang zet, verstuur hem met bezorgbewijs, ook als de inhoud zelf niet conflictueus is.

Wanneer u een zending met ontvangstbevestiging nodig heeft

• Brieven die een termijn openen

  Aanmaningen, opzeggingen, verzoeken met een antwoordtermijn: de ontvangstdatum is het vertrekpunt van de termijn.

• Belangrijke documenten

  Contracten, bewijsstukken of originelen waarvan u de aankomst wilt kunnen aantonen.

• Relaties die kunnen verzuren

  Verhuurder en huurder, klant en leverancier, werkgever en werknemer: zorg voor het bezorgbewijs voordat u het nodig heeft.

Hoe u het bezorgbewijs ontvangt: als PDF, zonder papieren om kwijt te raken

Bij de klassieke aangetekende zending komt het bewijs op papier terug: een kaartje dat u jarenlang moet archiveren en niet mag verliezen. Bij onze dienst verschijnt het bezorgbewijs in uw klantomgeving als downloadbare PDF, samen met de exacte kopie van het verstuurde document en het verzendbewijs. In twee klikken stuurt u het door naar uw advocaat of voegt u het bij een dossier.

Bovendien bewaren wij alles 3 jaar: ook als u van computer wisselt of uw e-mails wist, blijven de bewijzen in uw account beschikbaar. Dat praktische verschil telt, want conflicten barsten vaak maanden of jaren na de verzending los, precies wanneer het papieren bewijsje onvindbaar is. Het bezorgbewijs is bij ons inbegrepen in de prijs van de aangetekende brief; het volledige prijsoverzicht staat op wat kost een aangetekende brief.

Wanneer komt de ontvangstbevestiging binnen?

Het bezorgbewijs kan niet eerder bestaan dan de bezorging: het ontstaat op het moment dat de ontvangst wordt vastgelegd. Bij het klassieke papieren circuit kan de terugkeer van dat kaartje daarna nog een tot twee weken duren; bij onze dienst verschijnt het bewijs in uw klantomgeving zodra het resultaat van de bezorging is geregistreerd, en waarschuwen wij u per e-mail.

Mislukt de bezorging (ontvanger afwezig en zending niet afgehaald, of geweigerd), dan ontvangt u het gedocumenteerde resultaat van de pogingen. Dat is geen getekende ontvangstbevestiging, maar wel het bewijs dat u op het juiste adres heeft genotificeerd en van wat er daarna gebeurde.

Zo verstuurt u met ontvangstbevestiging vanuit huis

U hoeft nergens heen: upload uw document, vul de ontvanger in en betaal online. Wij drukken, couverteren en bieden uw brief aan het postnetwerk aan, en het getekende bezorgbewijs wordt 3 jaar in uw klantomgeving gearchiveerd. De aangetekende brief met bezorgbewijs kost 16,90 EUR incl. btw (tot 4 pagina's, +0,50 EUR per extra pagina). Het stappenplan vindt u in hoe verstuur ik een aangetekende brief, en zonder printer werkt het net zo goed: aangetekende brief zonder printer.